L'Association canadienne des orthodontistes et Taylor Enterprises Ltd.

Conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

L'Association canadienne des orthodontistes (ACO) et Taylor Enterprises, la société qui gère ses activités, respectent votre droit à la protection de la vie privée. Nous prenons également toutes les mesures pour protéger la confidentialité de tout renseignement personnel que vous pourriez nous transmettre. À cet égard, nous aimerions vous préciser a) dans quelles circonstances nous recueillons des renseignements; b) le type de renseignements que nous recueillons; et c) quelle utilisation nous pourrions en faire.

Collecte : L'ACO recueille des renseignements personnels concernant ses membres. Selon la catégorie de membre, l'ACO peut recueillir en tout ou en partie les renseignements suivants :

• Nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, adresse de courriel, diplôme universitaire et année d'obtention, diplôme d'études supérieures et année d'obtention, catégorie d'adhésion, permis d'exercice, techniques orthodontiques. Ces renseignements permettent à l'ACO d'envoyer à ses membres l'information concernant le renouvellement de leur adhésion et d'administrer les paiements.
• Antécédents professionnels et de bénévolat ainsi que toute information relative à votre curriculum vitae que vous pourriez volontairement fournir pour les besoins de communiqués de presse et du programme de prix de l'ACO.

Vous pouvez nous communiquer des renseignements en ligne, par téléphone ou en remplissant un formulaire imprimé. L'information que vous nous fournissez sera conservée de façon sécuritaire dans un ordinateur ou dans un système de classement de documents papier.

1. Sur Internet
À l'heure actuelle, nous ne recueillons aucune donnée personnelle en ligne, sauf dans le cas de l'inscription aux congrès. Nous n'utilisons pas de témoins (petits fichiers codés, appelés cookies en anglais, contenant de l'information sur l'utilisateur d'un site).

Dans le cas de l'inscription à des congrès, nous recueillons uniquement l'information nécessaire pour a) nous assurer qu'une confirmation vous parvienne à l'adresse de votre choix; et b) que votre paiement reçoit le traitement approprié. Les renseignements relatifs aux cartes de crédit fournis en ligne sont traités par le biais d'un lien sécurisé avec notre fournisseur aux fins de règlement par carte de crédit.

Lors du processus d'inscription aux congrès, nous demandons au participant s'il désire que ses renseignements figurent dans le programme du congrès fourni sur place, ce qu'il est libre d'accepter ou de refuser. S'il accepte, ses coordonnées sont conservées dans une base de données utilisée uniquement à cette fin. En aucun cas, cette base de données ne sera partagée, cédée, vendue ou louée à des tiers. Elle réside dans notre ordinateur et n'est accessible qu'aux employés de Taylor qui a) y sont autorisés et b) qui détiennent un mot de passe émis par notre service des Technologies de l'information.

Lors du renouvellement annuel de l'adhésion, nous demandons au membre s'il souhaite que ses coordonnées figurent dans le répertoire semestriel des membres de l'ACO. Là encore, le membre peut donner ou refuser son consentement.

Aucun des renseignements que nous recueillons à votre sujet ne sera conservé sur Internet ou dans un ordinateur accessible par Internet.

2. Par téléphone, par la poste ou en personne
Nous recueillons des renseignements personnels seulement pour l'adhésion à l'association ou pour l'inscription à des événements spéciaux, et ces renseignements sont conservés dans un serveur sécurisé qui n'est pas branché à Internet. Ces renseignements sont utilisés seulement pour faciliter l'inscription à des événements et l'administration. En aucun cas, les données recueillies ne seront vendues, louées ou cédées à des tiers.

Tous les paiements sont soit traités par notre système d'encaissement par carte de crédit ou de débit (notre service de la Comptabilité ne conserve de relevés qu'aux fins de vérification/rapprochement bancaire), soit (dans le cas de chèques, de mandats ou d'argent comptant) déposés directement à la banque. Encore une fois, ces paiements sont traités de façon sécuritaire, et les informations sur le compte sont enregistrées seulement dans un ordinateur sécurisé ou saisis manuellement dans une base de données.

Utilisation des renseignements non personnels
Le système d'exploitation taylorenterprises.com peut enregistrer automatiquement certains renseignements généraux sur les visites au site Web, notamment :

• le domaine Internet de votre fournisseur de services Internet, p. ex. « compagnie.com » ou « service.ca », et l'adresse IP de l'ordinateur qui accède au site Web, p. ex. « ppp-55 » ou « 123.123.123.123 »;
• le type de navigateur que vous utilisez (p. ex., Netscape, version x ou Internet Explorer, version x);
• le type de système d'exploitation que vous utilisez (p. ex., MacIntosh, Unix ou Windows); et
• la date et l'heure de votre visite sur notre site et les pages visionnées, ainsi que l'adresse du site Web précédent que vous avez visité si vous avez accédé à notre site à partir d'un lien sur un autre site.

Nous utilisons ces informations à des fins d'analyse statistique pour nous aider à rendre notre site plus utile aux visiteurs. Il est possible que nous divulguions ces informations non personnelles à des tiers tels que des commanditaires ou des clients ou que nous les utilisons à des fins de vérification. Ce système de localisation n'enregistre aucune donnée personnelle sur les individus ni ne permet de relier les informations qu'il enregistre à quelque renseignement personnel que ce soit en notre possession.

Il se peut que nous utilisions des témoins qui vous identifient comme visiteur ayant déjà visité notre site. Un témoin est un élément d'information qu'un site Web peut transmettre à votre navigateur, qui peut ensuite stocker ce témoin sur votre disque dur. Ainsi, lorsque vous retournez sur notre site, nous pouvons adapter son contenu à vos préférences personnelles en matière de navigation. L'objectif est de vous faire gagner du temps et d'enrichir votre visite, et de mesurer l'activité du site Web. Les témoins ne contiennent aucune donnée qui permette de vous identifier personnellement. Les navigateurs tels que Netscape vous permettent de désactiver la collecte de témoins si vous le désirez, ou vous informent lorsqu'un témoin est stocké sur votre disque dur.

Validité des données recueillies
L'ACO, ou la société de gestion qui assure l'administration de ses activités, Taylor Enterprises Ltd., pourrait communiquer avec vous afin de mettre à jour ses données. Ces demandes de mise à jour sont habituellement acheminées par la poste ou par un courriel vous dirigeant sur le site Web approprié. Nous ne faisons pas appel à des tiers pour recueillir en notre nom des données, et vous ne serez jamais dirigé vers le site Web d'un tiers à cette fin. Si vous recevez une communication dont l'authenticité est douteuse, veuillez communiquer immédiatement avec le bureau de l'ACO.

Responsable de la protection de la vie privée
Il est possible de communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée à l'ACO pour tout sujet de préoccupation, demande d'éclaircissements ou plainte quant à une dérogation éventuelle à la politique sur la protection de la vie privée. Veuillez vous adresser à :

Responsable en chef de la protection de la vie privée
Association canadienne des orthodontistes
2175 Sheppard Avenue East, Suite 310
Toronto ON M2J 1W8

Téléphone local : 416-491-3186
Sans frais : 1-877-226-8800
Télécopieur : 416- 491-1670
Courriel : privacy@taylorentreprises.com